Agencja rekrutacyjna nie zastępuje działu HR. Może natomiast przejąć najbardziej czasochłonne etapy procesu, dotrzeć do osób nieaktywnych na rynku i dostarczyć dane potrzebne do dobrej decyzji.
Agencja rekrutacyjna i dział HR – podział ról
Współpraca działa najlepiej, gdy firma zachowuje decyzję i wiedzę o własnej organizacji, a agencja odpowiada za ustalony zakres poszukiwań, kontaktów i wstępnej oceny kandydatów. Nie chodzi o oddanie całego procesu, lecz o rozsądny podział odpowiedzialności.
Po stronie firmy
Cel stanowiska, warunki zatrudnienia, informacje o zespole, udział w rozmowach i decyzja.
Po stronie agencji
Strategia dotarcia, poszukiwania, kontakt, selekcja, rekomendacje i koordynacja komunikacji.
Szybsze dotarcie do właściwych kandydatów
Publikacja ogłoszenia to tylko jeden ze sposobów pozyskiwania pracowników. Przy stanowiskach specjalistycznych część osób nie szuka aktywnie pracy. Agencja może docierać do nich bezpośrednio, korzystać z własnej sieci kontaktów i budować mapę rynku.
Pomaga też ocenić, czy wymagania, wynagrodzenie i lokalizacja są spójne z realiami. Jeśli kandydatów brakuje, problemem nie zawsze jest kanał dotarcia. Czasem trzeba zmienić zakres stanowiska, priorytety wymagań lub sposób przedstawienia oferty.
Mniej przypadkowych spotkań
Przeglądanie aplikacji i pierwsze rozmowy zajmują dużo czasu. Agencja może prowadzić je według wcześniej uzgodnionych kryteriów, a następnie przekazać firmie krótką listę osób wraz z informacją o doświadczeniu, motywacji, dostępności i oczekiwaniach finansowych.
Weryfikacja nie powinna polegać na szukaniu sposobu na „przyłapanie” kandydata. Chodzi o sprawdzenie, czy jego dotychczasowe doświadczenia odpowiadają zadaniom na nowym stanowisku. W przypadku języka obcego warto stosować krótką rozmowę lub inne narzędzie adekwatne do poziomu potrzebnego w pracy.
Spójna komunikacja z kandydatami
Gdy proces ma kilka etapów, łatwo o opóźnienia i rozbieżne informacje. Jedna osoba prowadząca kontakt porządkuje ustalenia, przypomina o terminach i informuje kandydatów o statusie. To szczególnie ważne na małych rynkach specjalistycznych, gdzie reputacja pracodawcy szybko się rozchodzi.
- potwierdzanie aplikacji i umawianie spotkań,
- przekazywanie informacji o kolejnych etapach,
- zbieranie pytań i oczekiwań kandydatów,
- przekazywanie informacji zwrotnej,
- koordynację oferty i terminu rozpoczęcia pracy.
Wsparcie przy zadaniu i kryteriach oceny
Jeśli firma chce wykorzystać zadanie rekrutacyjne, agencja może pomóc określić, co ma ono sprawdzać i jak porównać wyniki. Zadanie powinno być krótkie, związane z realną pracą i oceniane według jawnych kryteriów. Nie może zastępować płatnej pracy nad rzeczywistym problemem firmy.
Podobna zasada dotyczy rozmów. Zestaw kryteriów i wspólny rdzeń pytań ułatwiają porównanie kandydatów oraz ograniczają wpływ pierwszego wrażenia.
Rekrutacje jednorazowe, cykliczne i poufne
Agencja może wesprzeć pojedynczy, trudny proces albo prowadzić cykliczne rekrutacje dla rozwijającej się firmy. Przy stałej współpracy lepiej zna strukturę, sposób działania i typowe potrzeby organizacji, dzięki czemu kolejne projekty można uruchamiać szybciej.
W rekrutacji poufnej agencja pomaga ograniczyć liczbę osób znających szczegóły procesu i prowadzi pierwszy kontakt z kandydatami. Zakres ujawnianych informacji powinien być jednak uzgodniony z firmą, a kandydat na odpowiednim etapie musi otrzymać dane potrzebne do świadomej decyzji.
Jak rozpocząć współpracę?
Pierwsza rozmowa służy zebraniu briefu. Omawiamy powód rekrutacji, zakres stanowiska, wymagania, wynagrodzenie, zespół, tryb pracy, etapy procesu i termin zatrudnienia. Po spotkaniu firma powinna wiedzieć, co przejmuje agencja, jakie informacje będą raportowane i kiedy można spodziewać się pierwszych rekomendacji.
Najczęstsze pytania
Czy agencja może współpracować z wewnętrznym HR?
Tak. Najczęściej jest dodatkowym zasobem przy trudnym, pilnym lub wymagającym bezpośrednich poszukiwań stanowisku.
Kto podejmuje decyzję o zatrudnieniu?
Zawsze firma. Agencja przedstawia dane i rekomendacje, ale ostateczna decyzja należy do pracodawcy.
Czy agencja prowadzi rekrutacje poufne?
Tak, jeśli strony wcześniej ustalą zasady poufności, sposób komunikacji oraz moment ujawnienia kandydatowi nazwy organizacji.